Phan Thiết từng bước tháo gỡ khó khăn để khai thác hiệu quả số hóa hồ sơ hộ tịch

------o0o------

Được xem là một trong những giải pháp góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ hộ tịch, giúp cho việc khai thác tài liệu nhanh chóng và có hiệu quả cao; qua đó góp phần đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, bảo đảm tối đa lợi ích của người dân, nâng cao hiệu quả làm việc của các cán bộ công chức phụ trách Hộ tịch, “Dự án tạo lập và hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch trên địa bàn thành phố” hay còn gọi là Dự án 158 đã mang lại những hiệu quả bước đầu. Tuy nhiên quá trình đồng bộ, hoàn thiện cũng như việc khai thác thông tin số hóa hồ sơ hộ tịch tại Phan Thiết nói riêng còn có những khó khăn đặt ra, đòi hỏi sự vào cuộc của chính những người làm công tác chuyên môn trong lĩnh vực này.

Hình: Người dân đến liên hệ giải quyết thủ tục hành chính tại UBND xã Tiến Lợi.

Bà Huỳnh Thị Thu Trang – Công chức tư pháp xã Tiến Lợi, cho biết: qua thời gian triển khai việc số hóa hộ tịch từ năm 2018 đến nay và khai thác dữ liệu hộ tịch dùng chung trên phần mềm điện tử của Dự án 158 từ cuối năm 2021 đến nay đã mang lại những hiệu quả rất thiết thực trong việc giải quyết các thủ tục liên quan đến hộ tịch cho người dân. Bà Huỳnh Thị Thu Trang dẫn chứng: “Ví dụ - Người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch chỉ khai thông tin họ, tên người đăng ký sự kiện hộ tịch, ngoài ra, không nhớ để khai thêm thông tin gì khác; trước đây thì kiểm tra thông tin bằng thủ công, lục tìm từng trang sổ lưu hộ tịch, rất mất thời gian và dễ sai sót. Nay khai thác dữ liệu hộ tịch trên hệ thống phần mềm hộ tịch thì rất nhanh để biết kết quả. Tuy nhiên, việc khai thác dữ liệu có lúc cũng gặp khó khăn do hệ thống đường truyền kết nối mạng bị gián đoạn hoặc thông tin trên phần mềm không trùng khớp với người dân cung cấp khi có yêu cầu nên buộc cán bộ phụ trách phải rà soát, đối chiếu lại.” Đồng tình với thực tế này, ông Đinh Văn Thuận –Trưởng phòng Tư pháp TP Phan Thiết, cho biết: Đây là một trong những vấn đề đặt ra hiện nay liên quan đến Dự án 158. Bởi, qua thời gian triển khai thực hiện tạo lập cơ sở dữ liệu hộ tịch của địa phương theo Dự án 158 của tỉnh đã mang lại rất nhiều thuận lợi trong việc lưu trữ hồ sơ hộ tịch cũng như việc khai thác thông tin hộ tịch có liên quan. Và thông qua việc nhập liệu từ sổ bộ giấy để số hóa hồ sơ hộ tịch cũng cho thấy vẫn còn có khó khăn, bất cập – nhất là thông tin lưu trữ về hộ tịch của những thập niên 80, 90 thế kỷ trước qua thời gian đã bị phai mờ hoặc hư hại nhiều khi lưu trên sổ bộ giấy. Ông Thuận, nói: “Chất liệu giấy để làm Sổ lưu hộ tịch từ năm 1989 trở về sau rất kém so với chất liệu giấy làm Sổ lưu hộ tịch từ năm 1988 trở về trước; Do đó nhiều Sổ lưu hộ tịch từ năm 1989 trở về sau có dấu hiệu như tự hủy và rách nát nhiều; Các Sổ lưu hộ tịch từ năm 1988 trở về trước thì quá củ, chữ viết đã mờ dần theo thời gian;  Bên cạnh đó, việc ghi sổ lưu hộ tịch qua các thời kỳ, có lúc, có nơi còn ghi cẩu thả, không rõ ràng, không đúng quy định, ghi tắt và đánh ký hiệu riêng quá nhiều. Vì vậy, rất khó khăn trong việc SCAN Sổ lưu hộ tịch và nhập dữ liệu hộ tịch được chính xác. Cùng với đó, việc rà soát, kiểm tra, xử lý sai sót dữ liệu hộ tịch trên Hệ thống phần mềm hộ tịch rất nhiều khó khăn; Như quá 30 phút đăng nhập là hệ thống phần mềm báo lỗi, tạm dừng hoặc tự đăng xuất khỏi Hệ thống”.

Theo các Quyết định, kế hoạch và văn bản chỉ đạo có liên quan về dự án Tạo lập và hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch tỉnh Bình Thuận, nhằm chuyển đổi toàn bộ thông tin từ sổ sách thành các tệp dữ liệu dạng ảnh thông qua quét và chụp, thì năm 2021, thực hiện triển khai tại Sở Tư pháp, thành phố Phan Thiết, huyện Đức Linh; năm 2022, thực hiện triển khai tại huyện Hàm Thuận Bắc, huyện Bắc Bình và năm 2023, thực hiện triển khai tại huyện Tánh Linh, thị xã La Gi, huyện Tuy Phong, huyện Hàm Thuận Nam, huyện Phú Quý và huyện Hàm Tân. Việc đồng bộ, khai thác và sử dụng toàn bộ dữ liệu hộ tịch đã số hóa nhằm thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch từ các sổ hộ tịch cũ được lưu trữ tại Sở Tư pháp, UBND các xã, phường, thị trấn, các phòng tư pháp cấp huyện và cập nhật đầy đủ dữ liệu này vào phần mềm quản lý hộ tịch, đảm bảo được vận hành phần mềm thông suốt, đồng bộ, trích xuất dữ liệu thuận lợi, nhanh chóng và kết nối chia sẻ, cung cấp thông tin hộ tịch với cơ sở dữ liệu quốc gia. Đây cũng là  hình thức ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, tạo điều kiện hiện đại hóa công tác lưu trữ hộ tịch lịch sử, giúp cho việc khai thác tài liệu nhanh chóng, khoa học, chính xác, kịp thời và có hiệu quả cao; qua đó bảo quản an toàn khối tài liệu quan trọng, có giá trị và từng bước thực hiện việc quản lý và khai thác tài liệu hộ tịch đã được số hóa, góp phần đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, bảo đảm tối đa lợi ích của người dân, nâng cao hiệu quả làm việc của các cán bộ công chức phụ trách Hộ tịch cũng như hỗ trợ tăng cường chất lượng và hiệu quả các dịch vụ công hiện nay.

Tại TP Phan Thiết, song song với việc số hóa hộ tịch khi người dân đến liên hệ đăng kí hộ tịch lên hệ thống thì sau khi hoàn thành Dự án 158, cũng đã đưa vào khai thác thông tin khi có yêu cầu. Chính vì vậy, với những khó khăn đặt ra nêu trên, Phan Thiết cũng xác định, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tiếp nhận, giải quyết các thủ liên quan đến hộ tịch cũng như việc phát huy hiệu quả Dự án 158 nói riêng sẽ góp phần quan trọng vào quá trình triển khai Đề án “Xây dựng đô thị thông minh thành phố Phan Thiết, giai đoạn 2019 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030” theo chủ trương chung của tỉnh. Do đó, để khắc phục những trở ngại, khó khăn đặt ra, Phan Thiết cũng yêu cầu mỗi cán bộ, công chức phụ trách lĩnh vực này phải nâng cao hơn nữa tinh thần, thái độ và trách nhiệm trong công việc được giao.

Hồng Tú